Eind van dit jaar zullen alle bedrijven met werknemers van 50 en hoger een klachtenregeling moeten hebben die aan bepaalde eisen moet worden voldoen. In de komende blogs leg ik u uit wat er precies nodig is en wat er moet gebeuren om een goede klachtenregeling neer te zetten die voldoet aan de eisen van de Europese en Nederlandse wetgeving. In dit eerste blog maar eens stilstaan bij wat de huidige regelgeving is en wanneer u aan de eisen moet voldoen.
Nederland kent al een regeling waarin het verplicht is voor alle bedrijven met 50 werknemers of meer, een interne klachtenprocedure te hebben, dit is de Wet Huis voor Klokkenluiders uit 2016. Deze wet heeft tot doel om de voorwaarden voor het melden van maatschappelijke misstanden te verbeteren, door onderzoek naar misstanden mogelijk te maken en melders van misstanden beter te beschermen.
In 2019 heeft de Europese Unie een wetsvoorstel aangenomen waarin betere bescherming wordt gevraagd voor klokkenluiders, de zogenaamde Richtlijn inzake bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden. Deze richtlijn moet voor 17 december 2021 in Nederlandse wetgeving worden geïmplementeerd. Vanaf dat moment zullen alle bedrijven (de wet spreekt van werkgevers) met 50 werknemers of meer aan de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders moeten voldoen.
Aan welke eisen moet een klachtenregeling voldoen?
- Bedrijven moeten een functionaris of afdeling binnen de organisatie of een externe partij aanwijzen voor het afhandelen van de klachten
- De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder moet kunnen worden gewaarborgd
- Binnen 7 dagen na de melding moet de melder een ontvangstbevestiging ontvangen
- De melding moet worden geregistreerd in een daarvoor ingericht register
- De melding moet worden onderzocht door een aangewezen functionaris of afdeling die competent is in het doen van een onderzoek
- Terugkoppeling naar de melder moet plaatsvinden binnen 3 maanden van ontvangstbevestiging van de melding
- Maatregelen tegen vergelding moeten opgesteld zijn en nageleefd worden.
De procedure zelf moet ook nog tenminste het volgende bevatten:
- De wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan
- Een omschrijving van wanneer er sprake is van een vermoeden van misstand
- Wie de aangewezen functionaris is voor het melden van de misstand
- De verplichting voor de werkgever deze melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer hierom heeft verzocht
- De mogelijkheid van de werknemer om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over het vermoeden van een misstand.
Een belangrijk onderdeel van de wetgeving is betere bescherming van de melder.
Wie is beschermd als klokkenluider?
- Werknemers
- Zelfstandigen
- Iedereen die werkt voor een contractor/leverancier
- Aandeelhouders, management, toezichthouders
De bescherming geldt voor:
- “Bewezen” overtredingen, misstanden of het vermoeden daarvan, als de melder gegronde redenen heeft te geloven dat de verkregen informatie op waarheid berust
- Overtredingen of misstanden uit het verleden (of het vermoeden daarvan), en meldingen van overtredingen die “zeer waarschijnlijk staan te gebeuren”
- Anonieme melders die vervolgens bekend zijn geworden
- Iedereen die iets gemeld heeft direct aan de relevante overheidsinstantie.
Wat houdt deze bescherming in?
- Een melder mag tijdens en na de behandeling van de melding of openbaarmaking van de melding niet worden benadeeld
- De bewijslast in geval van benadeling ligt bij de werkgever die de benadelende maatregel heeft genomen, die dient aan te tonen dat de benadeling geen gevolg is van de melding
- Vrijwaring van gerechtelijke procedures van melders bij openbaarmaking van de mogelijke misstand indien door de melder is voldaan aan de voorwaarden van melding (d.w.z. dat eerst de interne procedure is doorlopen).
Na deze wat formele uitleg van de wetten en de eisen, ga ik in het volgende blog graag in op de stappen van implementatie, te beginnen met Stap 1 Het opstellen van de klachtenprocedure.
Meer weten?
Meer weten over de klachtenregeling en hoe deze op te zetten voor uw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
