Bij EthXCom houden wij ons dagelijks bezig met integriteit. Wij hanteren hierbij de zeven pijlers van een goed integriteitsprogramma. Door aandacht te besteden aan al deze pijlers, vergroot u de kans op een effectief en duurzaam integriteitsbeleid. Een gedragscode alleen is namelijk niet voldoende; medewerkers moeten ook getraind worden en toegang hebben tot een meldregeling voor misstanden.
In deze blog gaan we dieper in op de zeven pijlers van een sterk integriteitsprogramma en waarom ze essentieel zijn voor organisaties die streven naar betrouwbaarheid en ethisch verantwoord handelen.
1. Standaarden en Procedures
Een solide integriteitsprogramma begint met duidelijke standaarden en procedures die het gewenste gedrag binnen de organisatie definiëren. Dit omvat onder andere een gedragscode waarin normen en waarden helder zijn vastgelegd. Het is echter niet genoeg om deze enkel te formuleren; de gedragscode moet actief onder de aandacht worden gebracht en regelmatig worden herzien om relevant te blijven.
2. Governance
Een effectief integriteitsprogramma vereist sterke governance-structuren. Dit betekent dat er een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden is en dat integriteit op managementniveau wordt gedragen. Het aanstellen van een integriteitsmanager of compliance officer kan bijdragen aan een systematische aanpak en toezicht op naleving.
3. Administratie van het integriteitsprogramma
Een goede administratie is cruciaal voor het waarborgen van integriteit binnen een organisatie. Dit omvat de registratie van:
- Giften en entertainment
- Belangenverstrengeling
- Gedragscodecertificering en trainingen
Door een gestructureerde administratie kan er ook periodiek gerapporteerd worden over de effectiviteit van het integriteitsprogramma en kunnen risico’s tijdig worden gesignaleerd en beheerst.
4. Communicatie & Training
Het creëren van een integere organisatiecultuur begint met effectieve communicatie en training. Medewerkers moeten niet alleen op de hoogte zijn van integriteitsrichtlijnen, maar ook de vaardigheden ontwikkelen om ethische dilemma’s te herkennen en op de juiste manier te handelen. Regelmatige trainingen en interne communicatie dragen bij aan een continu bewustzijn van integriteit binnen de organisatie.
5. Auditing & Monitoring
Het is essentieel om de effectiviteit van het integriteitsprogramma te toetsen. Dit kan door middel van audits en monitoring, waarmee mogelijke risico’s vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt. Door regelmatig evaluaties uit te voeren, blijft het programma actueel en kan het waar nodig worden verbeterd.
6. Rapportagesysteem
Om het integriteitsprogramma goed te laten functioneren, is het belangrijk om regelmatig te meten hoe effectief het is. Dit kan door middel van een gestructureerd rapportagesysteem dat inzicht biedt in o.a.:
- Het aantal en de kwaliteit van trainingen over integriteit
- De frequentie en impact van communicatie rondom integriteit
- Het aantal meldingen en de opvolging daarvan
- De algemene naleving van integriteitsregels binnen de organisatie
Door deze gegevens te verzamelen en te visualiseren in een dashboard, kan het management de effectiviteit van het programma continu monitoren. Dit stelt de organisatie in staat om gericht bij te sturen en waar nodig verbeteringen door te voeren.
7. Melden & Onderzoek
Naast een meldsysteem is het van belang dat medewerkers weten waar zij terechtkunnen bij een vermoeden van een integriteitsschending of bij ongewenste omgangsvormen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een laagdrempelig aanspreekpunt voor advies en begeleiding.
Daarnaast is het essentieel om een duidelijke meldregeling te hanteren. EthXCom biedt hiervoor de online tool Meldjeklacht, waarmee meldingen eenvoudig kunnen worden ingediend en opgevolgd.
EthXCom: Uw partner in integriteit
Bij EthXCom geloven we dat integriteit niet alleen een doel is, maar een doorlopend proces. Met de zeven pijlers als leidraad helpen wij organisaties bij het opzetten en versterken van hun integriteitsprogramma.
Wilt u meer weten over het inrichten van een effectief integriteitsprogramma? Neem dan vrijblijven contact met ons op voor meer informatie via info@ethxcom.com of 085-0470310.
