In veel organisaties is inmiddels een vertrouwenspersoon aangesteld. Dit is een goede stap richting een veilige werkomgeving. Maar een vertrouwenspersoon alleen is niet genoeg. Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is de noodzaak van een goed ingerichte meldregeling of klachtenregeling. Zonder zo’n regeling loopt een organisatie het risico dat meldingen niet goed worden opgevolgd of dat de vertrouwenspersoon een rol krijgt die niet passend is.
De rol van de vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon is er primair om medewerkers te ondersteunen en te begeleiden wanneer zij te maken krijgen met ongewenst gedrag of integriteitskwesties. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, geeft advies over vervolgstappen en kan helpen bij het indienen van een melding. Wat een vertrouwenspersoon echter niet zou moeten doen, is zelf onderzoek uitvoeren. Daarvoor is een objectieve en formele meldregeling of klachtenprocedure nodig.
Waarom een meldregeling of klachtenregeling noodzakelijk is
Een meldregeling zorgt ervoor dat signalen van ongewenst gedrag, integriteitsschendingen of andere misstanden op een zorgvuldige en gestructureerde manier worden onderzocht. Dit voorkomt dat meldingen in de informele sfeer blijven hangen of afhankelijk worden van de persoonlijkheid en aanpak van de vertrouwenspersoon. Belangrijke redenen waarom een meldregeling essentieel is:
- Objectiviteit en zorgvuldigheid – Een meldregeling zorgt ervoor dat meldingen niet blijven steken bij één persoon, maar volgens een vast proces worden behandeld. Dit draagt bij aan een eerlijke en transparante werkwijze.
- Rolconflicten voorkomen – Wanneer een vertrouwenspersoon ook het onderzoek op zich neemt, komt diens onafhankelijkheid in gevaar. Dit kan leiden tot belangenverstrengeling en onduidelijkheid voor de melder.
- Duidelijkheid over stappen en verantwoordelijkheden – Een formele meldregeling geeft helderheid over wat er met een melding gebeurt, wie verantwoordelijk is voor de opvolging en welke rechten en plichten betrokkenen hebben.
- Wettelijke verplichtingen – In sommige sectoren en organisaties is een meldregeling verplicht, bijvoorbeeld op basis van de Wet bescherming klokkenluiders.
- Vertrouwen in de organisatie vergroten – Medewerkers voelen zich veiliger om een melding te doen wanneer er een duidelijke en onafhankelijke procedure is. Dit draagt bij aan een gezonde organisatiecultuur.
Een gebalanceerde aanpak
Een goed werkend systeem voor meldingen en klachten combineert de ondersteuning van een vertrouwenspersoon met een duidelijke meldregeling. De vertrouwenspersoon biedt begeleiding en ondersteuning aan de melder, terwijl de meldregeling ervoor zorgt dat klachten en misstanden volgens een transparant en eerlijk proces worden behandeld. Zo voorkom je dat meldingen blijven liggen of dat de vertrouwenspersoon in een rol wordt gedrukt die niet bij diens functie past.
Wil je meer weten over hoe je een effectieve meldregeling inricht naast een vertrouwenspersoon? Neem dan vrijblijven contact met ons op voor meer informatie via info@ethxcom.com of 085-0470310.
