Het is goed na te denken welke kanalen er beschikbaar moeten zijn voor de melder van een mogelijke misstand. Dit kunnen informele en meer formele kanalen zijn, van een gesprek met een manager of vertrouwenspersoon tot een mogelijkheid tot anoniem melden van een klacht op een website. Het hangt ook af van de melder en de cultuur van uw bedrijf welke kanalen goed werken. Kortom, welke kanalen zet u op?

Wettelijke vereisten

De wet geeft geen voorschrift over welke kanalen er moeten zijn, maar er zijn wel vereisten aan de regeling die invloed hebben op de mogelijke klokkenluiderskanalen, namelijk:

  • Bedrijven moeten een functionaris of afdeling binnen de organisatie of een externe partij aanwijzen voor het afhandelen van de klachten. Een vertrouwenspersoon dus. Dit geeft de mogelijkheid om de regeling laagdrempelig in te richten met een telefoonnummer, e-mailadres of zelfs een inloopmogelijkheid voor melders als er behoefte is een manager van het bedrijf of de vertrouwenspersoon persoonlijk te spreken.
  • De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder moet kunnen worden gewaarborgd. In veel gevallen wil de melder anoniem blijven en de klachtenprocedure moet daartoe de gelegenheid bieden. Vaak gebruiken melders al een onherkenbaar e-mailadres, maar dit natuurlijk niet de oplossing die u als bedrijf voor ogen moet hebben. Overigens heeft “vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder” niet alleen te maken met hoe de klacht gemeld kan worden, maar ook met het verder verloop van het onderzoek. Ik zal hier in het volgende blog op terugkomen.
  • De melding moet worden geregistreerd in een daarvoor ingericht register. Dat betekent dat er een systeem moet worden opgezet, veelal softwarematig, die beveiligd is zodat niet iedereen hier bij kan. Dat kan natuurlijk ook een spreadsheet zijn, maar er zal wel goed moeten worden nagedacht hoe deze kan worden beveiligd tegen interne als externe pogingen toegang tot de klachten te krijgen.

Mogelijke kanalen om meldingen te doen

Er zijn natuurlijk veel verschillende mogelijke kanalen die kunnen worden opgezet. Ik noem hier de meest gebruikelijke kanalen om over na te denken:

  1. Een niet-anonieme interne melding bij management, HR of juridische zaken
  2. Een melding bij een compliance officier of vertrouwenspersoon
  3. Een melding via een daartoe opgezet externe partij via telefoon, website of app

Met de laatste mogelijkheid kan anonimiteit het beste gewaarborgd worden. De klacht komt binnen op het telefoonnummer of de website van een onafhankelijke partij die de klacht aanneemt. Op de website kan ook softwarematig gegarandeerd worden dat de melding anoniem blijft, de NAW gegeven worden simpelweg niet opgegeven, maar in plaats daarvan ontvangt u (bijvoorbeeld) een code en password om terug te gaan naar de melding en eventueel te corresponderen met de onderzoeker.

Welk kanaal het meest geschikt is, hangt af van wie de melder is (een werknemer, leverancier of andere betrokkene), de soort klacht (fraudemelding of een melding over pestgedrag) en de cultuur van uw organisatie (is er al de transparantie om klachten intern te bespreken, is er een meer formele cultuur, is de organisatie klein of groot?).

In het volgende blog ga ik graag in op de klachtenafhandeling en het onderzoek zelf.

Meer weten?

Meer weten over de klachtenregeling en wat EthXCom voor uw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op via het contactformulier of bel direct voor een vrijblijvend adviesgesprek.